Dans nos vies actives, nous courons tous après le temps. Mais comment se fait-il que certains soient plus efficaces dans leur vie quotidienne que d’autres qui se sentent toujours dépassés ?
Ceci s’explique par une bonne gestion du temps.
Optimiser son temps permet d’une part d’avoir une vision claire et de concilier les projets privés et professionnels. D’autre part, mieux gérer son temps contribue à avoir une meilleure image de soi, un sentiment de satisfaction.
Et finalement, il ne faut pas minimiser l’impact sur le stress ou la fatigue physique et psychologique.
Dans cet article, tu trouveras une réponse à la question : comment mieux gérer son temps ? Grâce à mon expérience de coach, je te propose quelques pistes de réflexion pour moins de procrastination, plus d’efficacité et moins de stress.
Les points importants sur la gestion du temps
Voici les points que nous aborderons pour être plus efficace au quotidien :
- Définir ses objectifs
- Fixer ses priorités
- Éviter la procrastination
- Planifier ses tâches
- Utiliser des outils d’aide à la gestion du temps
Conseil n° 1 : Définis tes objectifs
En coaching, se fixer un objectif est primordial. En tant que coach en orientation et en reconversion professionnelle, c’est la première chose que je propose lors de mes accompagnements. Cette étape permet de fixer une ligne conductrice et de définir des priorités.
Souvent, nous effectuons des tâches qui ne contribuent pas à atteindre nos objectifs. S’ajoutent à cela les perturbateurs internes (procrastination…) ou externes (mails, GSM…) qui nous interrompent dans nos tâches.
En fixant des objectifs précis, clairs, tu auras plus de facilité pour te concentrer sur tes tâches et seras plus efficace! Alors, es-tu prêt(e) à appliquer ce premier conseil? Passons alors au conseil n°2.
Conseil n°2 : Fixe tes priorités
Si tu prends en considération toutes les tâches ou choses que tu souhaiterais faire dans une journée, tu te rendras vite compte que la liste est longue et la journée très courte. Essayer de réaliser toutes les tâches relève donc souvent de l’utopie.
Un tri s’impose! Quelles sont les tâches importantes et pas uniquement celles qui sont urgentes ? Je t’invite à dresser la liste des tâches par ordre d’importance. Sur une même journée, quelles sont celles sur lesquelles tu vas concentrer tes efforts ?
Conseil n°3 : Évite la procrastination
La pro…quoi ? La procrastination, Kesako ?
Ce terme savant signifie tout simplement « remettre à plus tard » une action que l’on peut faire tout de suite.
Il t’arrive certainement de remettre les tâches à plus tard, de scroller sans fin sur tes applis….difficile de s’en détacher, n’est-ce pas ? Pour te mettre en action, rien de tel que de définir un objectif et des tâches. Au plus l’objectif est flou et les tâches ne sont pas claires, au plus tu auras tendance à procrastiner.
Donc au mieux tu définiras tes tâches et le timing nécessaire à leur réalisation, au moins tu auras tendance à procrastiner et au plus tu seras efficace… A toi de jouer ! Pour en savoir plus, je te conseille le livre « En finir avec la procrastination », de Peter Ludwig.
Ce conseil va de pair avec les 2 premiers mais également avec les conseils suivants.
Conseil n°4 : Planifie tes tâches
Je rencontre beaucoup de coachés qui me disent que planifier est une perte de temps. Au contraire, le temps que tu prendras pour planifier ton travail est du temps gagné par la suite! Dans mon métier de coach, j’applique cela tous les jours et le gain en efficacité est bien réel.
Un bonne planification et priorisation des tâches permet également de diminuer le niveau de stress et d’augmenter la concentration : testé et approuvé !
Conseil n°5 : Utilise des outils d’aide à la gestion du temps
a) La liste des To Do’s
Ah cette bonne vieille liste des choses à faire ou « to do list » ! Qui parmi nous ne l’a pas déjà utilisée ? Rédige ta liste de choses à faire pendant une période bien déterminée (comme ta liste de courses) mais classe celles-ci par priorité.
Elle permet d’avoir une bonne visibilité sur ce que tu dois faire (souvent les tâches à réaliser dans la journée). Une fois la tâche effectuée, barre-la et profite du sentiment de satisfaction éprouvé. Booste ainsi ta motivation !
b) La technique Pomodoro
Qu’est-ce que la technique Pomodoro? Très connue, la méthode Pomodoro date de la fin des années 1980. Un jeune étudiant universitaire, Francesco Cirillo, a eu l’idée d’utiliser un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien) afin de se mettre plus facilement au travail et de rester concentré.
Voici les étapes à suivre pour utiliser la technique Pomodoro :
- Précise la tâche à réaliser
- Prends un minuteur et règle le sur 25 minutes
- Concentre-toi sur une seule tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne
- Quand cette session se termine, dessine une tomate
- Fais une pause de 5 minutes puis recommence !
Après 4 « pomodori », prends une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
Cette méthode a l’avantage de pouvoir se mettre à la tâche et d’éviter de procrastiner. De plus, elle t’incite à rester concentré(e) pendant toute la durée de la tâche. En coaching, cet outil est magique et ultra efficace pendant les séances également.
c) La matrice Eisenhower
Une dernière méthode proposée dans cet article est la matrice Eisenhower, ou matrice de Covey. Cette matrice est un outil de gestion des tâches qui te permettra de classer les tâches à réaliser en fonction de 2 critères : le degré d’urgence et l’importance.
Il te suffit de classer les tâches dans la matrice en fonction de l’urgence et de l’importance de celles-ci. En combinant ces 2 éléments, tu visualiseras parfaitement les tâches prioritaires.
– Urgence + | ||
– Importance + | Effectue la tâche | Replanifie plus tard |
Délègue | Élimine ou repousse à plus tard | |
Mais sais-tu d’où vient cette matrice ? Son nom vient de l’idée d’un ancien président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower. Il s’est basé sur un discours datant de 1954, où il reprenait les propos d’un président d’université qui disait : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. » Ensuite, il a créé ce concept !
Parfois, il vaut mieux prendre un peu de recul et analyser la situation au lieu de paniquer en pensant que l’on a tellement de choses à faire que l’on n’y arrivera pas. Cette matrice permet de relativiser et de visualiser les tâches dans un seul tableau tout simple.
Comment mieux gérer son temps ? En conclusion
En conclusion, tout au long de cet article, je t’ai proposé des pistes pour répondre à la question : comment mieux gérer ton temps ? Définir ses objectifs, se fixer des priorités, éviter la procrastination, planifier ses tâches et utiliser des outils de gestion du temps t’aideront sans aucun doute à devenir plus efficace tout en ne t’épuisant pas. Alors, tu es prêt(e) à les appliquer ? Génial !
Et si toutefois tu éprouves des difficultés à mettre ces conseils en pratique, n’hésite pas à réserver un moment via mon agenda en ligne pour trouver le soutien et l’accompagnement nécessaire à ta mise en action.
